¿Qué Es un Sistema de Gestión de Almacenes?: Aspectos Principales

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Si está interesado en aprender más sobre los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS o SGA) y todos los procesos críticos para el negocio relacionados con ellos, ha venido al lugar correcto.

En este artículo, cubriremos aspectos vitales de WMS, como:

  • ¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?
  • ¿Qué tipos de sistemas de gestión de almacenes y software de gestión de almacenes puede comprar?
  • ¿A qué tipo de sistema se suele conectar un WMS?
  • ¿Cuáles son los beneficios de un WMS?

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es un software diseñado y construido para optimizar el almacén, la distribución, la cadena de suministro y los procesos de cumplimiento dentro de una empresa.

Por lo general, un Warehouse Management System proporcionará una funcionalidad para ayudar a agilizar y mejorar estos procesos de almacén, desde que las mercancías ingresan por primera vez al almacén, durante el proceso de almacenamiento y hasta que se van (¡y si se devuelven!)

Los sistemas de gestión de almacenes también se pueden conectar e integrar con otros tipos de software para que los procesos en toda la empresa estén interconectados, sin problemas y optimizados. Algo que encaja perfectamente con la era actual del comercio minorista omnicanal, que es necesario para satisfacer la demanda de los clientes. 

Pero no todos los sistemas de gestión de almacenes o las soluciones de software WMS son iguales.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

WMS autónomo frente a WMS integrado

Ahora que conoce los fundamentos de los sistemas de gestión de almacenes, ha llegado el momento de empezar a pensar en el tipo de sistema que se adaptará a su negocio. 

Hay dos opciones principales para el software de gestión de almacenes.

Puede elegir un producto independiente e integrarlo con el resto de sus sistemas operativos y de back office, o elegir una solución integrada en la que WMS comparta la misma base de datos y flujos de trabajo que la gestion del patio de camiones, el inventario y la contabilidad.

A continuación, encontrará los pros y los contras de cada opción para que pueda decidir qué es lo mejor para su negocio.

WMS autónomo

El WMS independiente se vende como software de gestión de almacenes especializado. Aunque se puede integrar con otros sistemas como software de control de inventario, software de gestión de pedidos y software de pedidos de compra, el enfoque aquí está en las características de gestión de almacenes por encima de todas las demás funciones.

Pros

  • Funciones avanzadas de gestión de almacenes: desde una amplia gama de opciones de selección de almacenes y recuento cíclico hasta funciones avanzadas de generación de informes y cross-docking, el WMS independiente a menudo proporciona funciones de gestión de almacenes de gran nivel y funciones avanzadas;
  • Capacidades de integración: a pesar de la falta de otras características operativas, el WMS independiente a menudo se puede integrar con otros sistemas que utilice. Incluye software de contabilidad, software de gestión de pedidos e inventario, sistemas de pedidos de compra, puntos de venta y soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP). Además de otras herramientas relacionadas, como el software de gestión de la cadena de suministro (SCM) y los sistemas de gestión de transporte (TMS).

Contras

  • Sistemas en silos: su personal en general deberá iniciar sesión en sistemas separados para completar todas sus funciones. Por ejemplo, cuando los productos ingresan a su almacén en la parte posterior de la devolución de un cliente, su equipo primero deberá actualizar su software de almacenamiento, seguido de su CRM y software de contabilidad. ¡Son demasiados clics para la devolución de un cliente!
  • Falta de integración en tiempo real: su equipo de almacén estará aislado del resto de su empresa, ya que solo tendrá acceso a un sistema separado, que puede no tener las integraciones o la capacidad para actualizarse en tiempo real. Corre el riesgo de que estén minutos, horas o incluso un día por detrás de sus otros sistemas;
  • No centrado en el comercio minorista: aunque es posible que haya comprado el mejor sistema WMS disponible, es poco probable que se centre en el comercio minorista. Muchos sistemas de almacenamiento independientes se adaptan a varios tipos de negocios, desde minoristas y mayoristas hasta fabricación y distribución. Esto afecta el soporte y los consejos comerciales a los que tendrá acceso, además de aumentar el riesgo de que pague por funciones que simplemente no necesita;
  • Aumento de los costos: al necesitar comprar, implementar y mantener varios sistemas para obtener todas las funciones básicas que su empresa necesita, sus costos se acumularán rápidamente. Deberá evaluar cuánto ROI ofrecerá el WMS independiente y compensarlo con el aumento del gasto en tecnología.

WMS integrado

Como su nombre lo indica, el WMS integrado es una solución que se incluye en su ERP o software de back office existente, o es un módulo adicional que normalmente vende su proveedor de back office o ERP. Esto significa que el WMS comparte la misma base de datos que todos sus pedidos, inventario, contabilidad, CRM e informes.

Pros

  • Datos centralizados: con los datos de su almacén utilizando la misma base de datos que sus pedidos, integraciones de comercio electrónico y contabilidad, su personal no solo tendrá el mismo conocimiento que los demás, sino que también obtendrá precisión y coherencia en tiempo real en todos sus datos;
  • Experiencia de cliente consistente: independientemente de con quién hablen sus clientes, si todos cantan desde la misma hoja de himnos, sus clientes recibirán una experiencia de cliente consistente (y mejorada);
  • Flujos de trabajo simplificados: WMS integrado se ha diseñado y construido teniendo en cuenta el software de back office y ERP, lo que significa que se beneficiará de flujos de trabajo simplificados y sin problemas durante todo el ciclo de pedido a efectivo;
  • Menor costo: su gasto total en tecnología probablemente será menor en comparación con la compra e implementación de varios sistemas.

Contras

  • Funcionalidad reducida: aunque un módulo ERP WMS ofrecerá la funcionalidad principal que necesita en el almacén, es posible que carezca de algunas de las funciones más complejas y avanzadas de una solución de gestión de almacén independiente.

Cuando considere comprar cualquier software nuevo, especialmente sistemas de gestión de almacenes, recuerde analizar los acuerdos de precios de todos los tipos de costos que pueden ocurrir, incluidos (pero no limitados a):

  • Infraestructura;
  • Hardware;
  • Software;
  • Tarifas de licencia;
  • Implementación;
  • Mantenimiento;
  • Personalización y optimización;
  • Costos laborales de TI;
  • Otros costos de gestión laboral.

Los proveedores de WMS que venden soluciones WMS integrables, SaaS y basadas en la nube a menudo se encargarán ellos mismos de muchos de estos costos y, por lo tanto, su principal responsabilidad será el software, las licencias y los costos de implementación únicos.

¿Cuáles son los beneficios de un WMS?

Hay muchos beneficios que una implementación de WMS traerá a su negocio, desde brindarle la capacidad de tomar decisiones basadas en datos de manera rápida y sencilla, hasta reducir la latencia de cumplimiento de pedidos y los costos de procesamiento.

Analicemos en profundidad los principales beneficios de WMS:

Decisiones más fundamentadas y basadas en datos

Dado que los sistemas de gestión de almacenes más potentes estarán conectados a la disponibilidad de su inventario y los canales de venta, deberían funcionar en tiempo real.

Esto significa que puede identificar rápidamente problemas con artículos de alto riesgo o valor, como en caso de robo en el almacén o cuando las mercancías se dañan habitualmente en tránsito, son algunos ejemplos.

También puede informar sobre la productividad de su equipo de almacén más rápido que sin un WMS, asegurándose de saber en qué se dedica más tiempo y, por lo tanto, qué partes del proceso deben mejorarse como una prioridad.

Cumplimiento de pedidos más rápido

En el actual entorno minorista altamente competitivo y con la entrega en el mismo día y al día siguiente convirtiéndose en la norma, necesitará encontrar herramientas y mejoras de procesos para ayudar a reducir este tiempo. Aquí es donde entra en juego un sistema de gestión de almacenes eficiente.

Con un WMS que funciona junto con los lectores de códigos de barras, su equipo de almacén será mucho más rápido en la selección y el embalaje de pedidos y, por lo tanto, se reducirán la latencia de cumplimiento de pedidos y los tiempos de procesamiento.

Costos de procesamiento reducidos

Si toma menos tiempo recoger y empaquetar pedidos, y completar otros procesos de almacén, como la recepción de entregas, es inevitable que sus costos de procesamiento también se reduzcan drásticamente.

Tiene sentido calcular su costo de procesamiento actual por pedido ahora, y luego puede ver cuánto retorno de la inversión recibe al implementar un WMS.

Eliminación de errores

El inventario con código de barras y un sistema de gestión de almacén están diseñados para reducir el tiempo dedicado a la administración, lo que a su vez reduce en gran medida el riesgo de error.

Con un WMS en su lugar, el personal de su almacén puede simplemente escanear los códigos de barras de los productos al recoger, empaquetar y enviar pedidos, así como cuando ingresan mercancías. Al hacerlo, el WMS les alertará si se ha escaneado el producto incorrecto y comunicará automáticamente los cambios de inventario en sus canales de ventas en tiempo real.

Esto no solo eliminará los errores, sino que también reducirá el riesgo de clientes frustrados y malas críticas.

Ahorro de tiempo

Ya hemos mencionado cómo un WMS puede reducir el tiempo dedicado a la administración, el embalaje de pedidos y la recepción de entregas, pero ¿qué pasa con el inventario tan importante?

Los lectores de códigos de barras seguirán ahorrándole tiempo al realizar tomas de inventario, pero también existe la oportunidad de mejorar aún más las cosas con los recuentos de ciclos.

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